Стратегическое планирование через управление по целям в системе RM+ (Redmine)

Стратегическое планирование это одна из возможностей, которую предоставляет система  управления организацией RM+. Также стратегическое планирование может быть доступно пользователям обычного Redmine (для этого необходимо использовать плагин Goals).

В системе RM+ стратегическое планирование реализовано через управление по целям. Соответственно, основной сущностью, которой необходимо научится оперировать, является цель.

Чем цель отличается от задачи в терминологии системы управления организацией RM+?

Технически не многим, по сути, цель – это та же задача с теми же возможностями за исключением следующего:

Логические ограничения:

  • Задача – это сущность для оперативного планирования, поэтому планируются задачи не больше чем на месяц. Цели могут планироваться больше чем на месяц (квартал, год и т.д.).

Технические ограничения:

  •  У задачи не может быть подзадач. Задача это конечный листочек в дереве целей. Цель может иметь как подцели, так и подзадачи.
  •  Жизненный цикл у цели не такой, как у задачи. Впрочем, жизненный цикл цели определяется настройками плагина «Luxury buttons» и может быть любым.
  • Для целей есть набор дополнительных возможностей, которые реализует плагин Goals. 

Как начать использовать стратегическое планирование в системе RM+ (Redmine)

Создание цели

Чтобы запланировать определенный набор работ на долгий срок (более месяца), вы должны создать цель и назначить ей исполнителя. Для этого:

  1. В главном меню щелкните на ссылке «Создать –> Цель»                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         Создать цель в Redmine (RM+), плагин Goals                                                                                                                                                                                                     
  2. Заполните поля формы и нажмите на кнопку «Создать» 

Новая цель в Redmine (RM+), плагин Goals

 

В описании цели подробно укажите ее SMART-критерии. Сроки цели можно не указывать, они будут определены при назначении цели. Вы можете почитать об этом подробнее в статье «Планирование в RM+ (Redmine)».

Назначение цели

После создания, цель необходимо назначить. Не назначенные цели не видны никому кроме автора и не считаются обязательными к исполнению. Чтобы назначить цель необходимо:

  1. нажать кнопку «Назначить»;
  2. выбрать исполнителя цели;
  3.  выбрать плановые сроки выполнения цели (дату начала работы над целью и крайний срок);
  4. нажать кнопку «Сохранить».

Назначить цель Redmine (RM+), плагин Goals, Luxury Buttons

 

Важно понимать, что назначать цели можно не на любого сотрудника компании, а лишь на тех, которые имеют хоть какую-то  роль в проекте стратегического планирования (но это ограничение можно перенастроить).

Поля цели

Поля в цели Redmine (RM+), плагин Goals

Давайте разберемся с основными полями, которые могут быть у цели. Одно из основных полей это поле «На ком». В данном поле указывается сотрудник, от которого требуются действия в текущий момент, на ком цель находится в текущий момент.

Поле «Исполнитель» определяет сотрудника, который отвечает за конечное выполнение цели. Если поле «На ком» может меняться в процессе исполнения цели, то «Исполнитель» останется неизменным. Исполнитель может поменяться только в том случае, если цель переназначат на другого сотрудника.

Статус цели определяет ее текущее состояние.  На текущий момент жизненный цикл целей настроен так, что цель может приобретать следующие статусы:

«Новая» когда цель создана, но еще не на кого не назначена;

«Назначена» когда цель назначена на определенного исполнителя;

«На проверке» когда цель выполнена и сброшена исполнителем на проверку;

«Выполнена» когда выполнение цели проверено;

«Отменена» когда было принято решение о нецелесообразности выполнения цели.

Жизненный цикл, настроенный для целей на текущий момент изображен ниже.

 

Жизненный цикл цели в Redmine (RM+), Goals, Luxury Buttons

 

Стоит отметить, что в системе RM+ с помощью плагина Luxury buttons можно изменять жизненный цикл целей как угодно.

Также каждая цель имеет два диапазона сроков:

  • Плановые сроки (Срок начала, Крайний срок) показывают диапазон, в течении которого цель должна быть выполнена.
  • Сроки (Дата начала и Желаемая дата) показывают реальную картину по выполнению цели. Реальные сроки рассчитываются автоматически на основе подзадач и подцелей.

Декомпозиция цели

Что делать, когда не вы назначили цель, а цель назначили на вас? Вообще, вариантов конечно много, но допустим, что вы решили выполнять эту цель. Тогда варианта всего два: либо вы выполняете ее сами и после выполнения скидываете цель на проверку, либо декомпозируете (разбиваете цель на задачи), а задачи ставите в план своим подчиненным.

Декомпозировать цель в Redmine (RM+), плагин Goals

Как работать с кнопкой декомпозировать:

Кнопка «Декомпозировать» позволяет разбить цель или задачу на подцели или подзадачи.

Выбрать проект.

Сперва необходимо выбрать проект. Если вы собираетесь разбивать цель на подцели, то целесообразнее выбрать проект стратегического планирования (в нашем случае дерево целей), так как прав создавать цели в своем проекте, у вас может не оказаться.

Если вы хотите разбить цель на подзадачи, то целесообразнее выбрать свой проект, тот, который вы используете для оперативного планирования работ, поскольку создавать обычные задачи в проекте стратегического планирования запрещено настройками.

Выбрать тип задачи

Далее вам необходимо выбрать тип задачи (трекер). Типом задачи может являться цель или любой другой тип, доступный в вашем проекте для оперативного планирования.

Заполнить обязательные поля

Далее вам необходимо заполнить остальные обязательные поля. Набор полей зависит от настройки системы.

После декомпозиции, вы увидите, что у первоначальной цели появилась задача или цель (в зависимости от того, что вы выбрали ранее). Теперь эта задача или цель будет растягивать сроки нашей первоначальной цели.

Подцели на диаграмме Ганта Redmine (RM+), плагин Goals

Связывание задач с целями

Не всегда цели появляются раньше задач. Жизненные реалии таковы, что задачи зачастую рождаются раньше целей. Такие задачи нужно своевременно связать с правильной целью. Есть два способа это сделать:

Воспользоваться кнопкой «Связать с целью в задаче»

Здесь все просто. Плагин Luxury buttons позволяет настраивать очень многие виды кнопок, в том числе для связывания с целью. Нажимаете кнопку, вбиваете номер родительской цели или часть ее названия и нажимаете кнопу «Сохранить».

Cвязать задачи с целью из списка задач

Данный способ в разы удобнее, когда вам нужно привязать большое количество задач к цели. Напротив задачи в любом списке задач  есть иконка цепочки. Если иконка цепочки отображается с плюсиком, то это значит, что данная задача к цели не привязана, можно нажать на данную иконку и выбрать нужную цель.

 

Связать задачу с целью Redmine (RM+), плагин Goals

 

Если иконка отображается без плюсика, то это означает, что задача уже имеет родительскую цель. Нажав на иконку можно ее изменить.

 

Задача, связанная с целью Redmine (RM+), плагин Goals

 

Данным способом связывания удобно пользоваться для контроля задач, не привязанных к целям. Иконки для связывания доступны в любом запросе задач.

Проверка цели

После того, как цель, назначенная на вас, выполнена, вы должны отправить ее на проверку. Для этого есть одноименная кнопка.

Проверка задачи в Redmine (RM+), плагин Goals, Luxury Buttons

Поясню основной принцип, который объясняет, кому отправится цель на проверку.

 

Note  Данный принцип может быть изменен с помощью плагина Luxury buttons.

 

Если у цели есть родительская цель, то цель отправляется на проверку исполнителю родительской цели. Это логично, поскольку проверять работу по дочерней цели должен тот, кто отвечает за выполнение цели более высокого уровня. Дочерняя цель и делается для исполнения родительской.

Иногда бывает так, что у цели нет родительской цели. В таком случае цель отправляется на проверку автору.

Контроль выполнения целей

Допустим, вы руководители топ уровня и вы назначили цели на своих подчиненных. Контур управления (подробнее о контуре управления можно прочитать в статье «Стратегическое планирование в Redmine (Rm+) с помощью плагинов Goals, Clear Plan») говорит нам о том, что мы должны контролировать цели и своевременно вносить коррективы в работу ваших подчиненных.

Для контроля выполнения целей в плагине «Goals» существует расширенная диаграмма Ганта (с большими возможностями, чем диаграмма Ганта в обычном Redmine).

Для доступа в диаграмму Ганта нужно в пункте меню «Контроль и Планирование» нажать на ссылку «Стратегическое планирование».

 

Диаграмма Гантта в Redmine (RM+), плагин Goals

Что она позволяет сделать?

Фильтрация целей

Фильтровать цели по различным критериям. Из практики, самым полезным условием является фильтрация по полю «На ком» со значениями «Мне» и «Мои подчиненные». Фактически, данная фильтрация показывает цели, за исполнение которых вы являетесь ответственным.

Также полезной является фильтрация по плановым срокам. Например, можно выбрать текущий год или квартал.

Сочетание двух этих фильтраций дает основные цели для общего контроля ситуации.

Фильтрация целей в дереве целей Redmine (RM+)

Другие параметры фильтрации

Фильтрация целей Диаграмма Ганта в Redmine (RM+), плагин Goals

 

Фактические сроки

 У каждой цели есть пара сроков: Плановые и Фактические. Плановые сроки устанавливаются при назначении цели на исполнителя. Фактические сроки вычисляются у цели автоматически, на основе подцелей и подзадач.

Показывать цели до

Какое количество уровней в дереве целей показывать. Уровни считаются начиная от самой верхней цели, удовлетворяющей остальным условиям фильтрации.

Показывать подцели

Включение данной опции позволяет показывать подцели первоначально отфильтрованных целей всегда, независимо от условий фильтрации. Например, если вы включите данную галочку в сочетании с фильтром «На ком» = «Мне», то получите цели назначенные на вас, а также все дочерние цели целей, которые назначены на вас. Даже если дочерние цели на вас не назначены.

Показывать задания

Будут показываться не только цели, но и дочерние задачи.

Не ограничивать дочерние подцели и задания условиями на сроки для исходной выборки

Условия фильтрации не будут применяться к подцелям и подзадачам целей, которые удовлетворяют по срокам условиям выборки.

Показывать до целей верхнего уровня

Для всех целей, удовлетворяющих условиям фильтрации, будут показываться все родительские цели до самого верхнего уровня. Это бывает полезным для общего анализа целей, назначенных на вас. Можно оценить, как они влияют на цели компании более верхнего уровня.

Показывать заявки

Будут показываться также дочерние заявки (заявки, которые были написаны для выполнения дочерних задач).

Note Подробнее смотрите модуль Service Desk.

 

Контроль исполнения целей по диаграмме Ганта

Крайний срок просрочен

Сама диаграмма позволяет контролировать сроки выполнения целей. Если цель на диаграмме просрочена, то она приобретает красный оттенок.

Просроченная цель на диаграмме Ганта в Redmine (RM+), плагин Goals

Вы можете понять, что привело к просрочке цели, проанализировав ее подзадачи прямо в диаграмме Ганта. Если текущие условия фильтрации не показывают подзадачи, то вы можете:

  • Перейти в саму цель и посмотреть задачи в ней
  • Расширить условия фильтрации
  • Нажать на иконку стрелочки, которая автоматически откроет выбранную цель и все ее подзадачи

 

Показать все подцели на диаграмме Гантта в Redmine, плагин Goals

 

Крайний срок превышен

Крайний срок цели на диаграмме Ганта в Redmine (RM+), плагин Goals

Цели с превышенным крайним сроком говорят о том, что одна из подзадач или подцелей имеет плановые сроки, превышающие плановые сроки цели. В этом случае вы как руководитель можете выполнить два действия:

  1. Скорректировать крайний срок родительской цели.
  2.  Административно повлиять на уменьшение плановых сроков по подзадаче или подцели.

Завершенные задания

Завершенные цели и задания отображаются на диаграмме зеленым цветом. В дереве целей плагина Goals такие задания будут написаны серым цветом и зачеркнуты. 

Закрытые цели на диаграмме Ганта в Redmine (RM+), плагин Goals

Задания в процессе

Цели, работа по которым ведется в выбранный промежуток времени, и крайний срок которых еще не просрочен, отображаются розовым цветом. 

Цели в процессе, диаграмма Ганта в Redmine (RM+), плагин GoalsПлановые сроки

Плановые сроки для цели на диаграмме Ганта закрашиваются серой штриховкой. 

Плановые сроки на диаграмме Ганта в Redmine (RM+), плагин Goals

Даты начала и окончания

Фактические сроки (Дата начала и Желаемая дата) рассчитываются автоматически, на основе связанных задач и подцелей, и отображаются на диаграмме Ганта в светло-желтых полях. 

 

Плановые сроки цели на Диаграмме Ганта в Redmine (RM+), плагин Goals

 

Даты плана

Если навести курсор на задачу, то на диаграмме Ганта в темно-желтых полях отобразятся Плановые даты (Срок начала, Крайний срок). Бывает полезным визуально оценить сроки, поставленные для целей. Вы можете сравнить запланированные и фактические сроки, не заходя в саму цель. 

 

Даты плана диаграмма Ганта в Redmine (RM+), плагин Goals

 

Если критическая масса целей не выполняются в поставленный срок или плановые сроки часто намного превышают фактические, стоит задуматься о смене подхода к оценке сроков. Создание точных прогнозов сроков выполнения позволит максимально использовать имеющиеся ресурсы, а так же поможет глубже изучить планируемые процессы.

 

Label_tags Redmine, RM+, стратегическое планирование, Goals, плагин, планирование по целям, диаграмма Ганта