Планирование в RM+ (Redmine)

Сегодняшняя статья о том, как планировать в RM+ или в Redmine (при помощи плагинов Clear plan и Goals). Но сперва немного теории о том, для чего нужно планирование, и что происходит с руководителями, которые планированием не занимаются.

Давайте вкратце вспомним про контур управления. Контур управления иллюстрирует нам цикличность действий, которой должен следовать руководитель.

Вот он!

 Стратегическое планирование в Redmine (RM+), контур управления

Четыре простые стадии, которые не всегда выполняются на практике J

Постановка цели

Все проще объяснить на примере. Допустим нам нужно открыть аптеку. Первый этап – постановка цели. Цель должна соответствовать параметрам «заезженной» аббревиатуры SMART (можно почитать в интернете, что это значит).

Личное мнение автора статьи в том, что наибольшую пользу из этих пяти букв представляет первая буква «S», обозначающая слово «Specific» (конкретный) и последняя буква «T», обозначающая слово «Time-bound» (ограниченный во времени). Если говорить просто, то вы должны так описать цель, чтобы и вы, и другие люди точно понимали, когда цель будет достигнута, и не возникало двояких толкований. Для этого бывает полезно прописать конкретные критерии достижения, которые нельзя трактовать по-разному. Также, вы должны определить срок, до которого необходимо достигнуть цели.

Странно, что в данной аббревиатуре не нашлось место тому, кто будет выполнять цель, т.е. исполнителю J

Таким образом, наша цель должна звучать примерно вот так:

«Открыть аптеку к 16 мая 2017 года площадью не менее 40 кв. м, с 8-ю кассами в г. Владивостоке, район Второй речки и т.д.»

 

Note  Там в аббревиатуре «т.д.» может быть ад по smart-ованию целей. Так что не стоит сильно увлекаться. Выбирайте золотую середину J.

 

Для постановки целей в системе управления проектами и организацией «RM+» используется модуль «Goals». Этот же модуль в виде плагина можно использовать в обычном Redmine. Модуль «Goals» реализует управление компанией по целям.

Цель в Redmine (Rm+)

Как ставить цели с помощью плагина Goals читайте в статье «Стратегичесоке планирование через управление по целям в системе RM+ (Redmine)».

Планирование

На этапе планирования необходимо декомпозировать (т.е. разбить) нашу цель на n-ое количество подцелей и задач. Выстроить задачи в определенную последовательность действий, чтобы в дальнейшем можно было двигаться по данной последовательности, оценивая достижимость результата.

Для этапа планирования бывает очень полезно использовать следующие инструменты:

  •  диаграмма Ганта;
  • ментальные карты, визуализирующие и фиксирующие мысли человека;
  • инструмент оперативного планирования;
  • инструмент, позволяющий декомпозировать цель на подцели и задачи.

 

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта это крайне полезный, но не всегда применимый инструмент. Он позволяет выстроить и визуализировать последовательность выполнения задач, образующих так называемый критический путь.

При этом диаграмма Ганта позволяет пересчитывать смещение сроков выполнения всех задач в критическом пути при смещении сроков выполнения одной, тем самым позволяя прогнозировать конечный срок достижения цели.

Например, мы определили, что для достижения цели по открытию аптеки нам необходимо:

  • Инициализация проекта (создать проектную группу, осуществить подбор помещения и т.д.)
  • Подготовительные работы (получение лицензии, закупка оборудования и материалов и т.д.)
  • Технические работы (подбор персонала, ремонт в соответствии с корпоративными стандартами, прокладка ЛВС, установка IT-оборудования)
  • Чистовые работы (тестирование работы IT-оборудования, обучение персонала и т.д.)
  • Запуск (Праздничное открытие и т.д.)

Дерево целей в Redmine (RM+), плагин Goals

 

При этом нельзя начать выполнять стадию 3-и раньше, чем закончиться стадия 2, и смещение сроков выполнения стадии 2 приведет к смещению выполнения сроков стадии 3 и сроков поставленной цели.

Система RM+ (конкретно плагин Goals) реализует диаграмму Ганта. Подробнее об использовании диаграммы Ганта можно будет почитать в статье «Использование диаграммы Ганта в плагине Goals» (статья будет опубликована позже).

Ментальные карты

На текущий момент ментальные карты – это инструмент, который  не реализован в системе «RM+».  Ментальные карты являются очень полезным инструментом, но большой целесообразности внесения его в автоматизированную систему управления организацией нет.

 

Note   Автор статьи – безумный фанат ментальных карт Coogle, использует их сам и вам рекомендует!

 

Инструмент оперативного планирования

Для нужд оперативного планирования в системе «RM+» используется плагин «Clear plan». О том, как его можно использовать и применять, читайте в статье «Применение плагина для оперативного планирования Clear plan», которая будет опубликована позже.

Поставив цель, разбив и запланировав более мелкие цели, вы рано или поздно должны cпустится до уровня конкретных задач с измеримыми сроками и конкретными исполнителями.

Например, для нашей цели может быть вот такая веточка, которая закончится конкретной задачей «Закупить сервер».

 

Задача Redmine, планирование с плагинами Goals, Clear Plan

 

Проблема в том, что у исполнителя, получившего данную задачу, других задач может быть много. Тем не менее, у него должен быть строго упорядоченный список задач, которые необходимо выполнить в разрезе месяца. Чтобы назначать, задавать порядок выполнения и контролировать результат применяется модуль оперативного планирования в системе «RM.

Задача в плане работ Redmine (RM+), плагин Clear Plan

Декомпозиция целей и задач

Чтобы эффективно планировать нужен инструмент декомпозиции.

Допустим, на руководителя назначили определенную цель. От него ждут результата по ее исполнению, но это не значит, что руководитель должен выполнять ее сам. Просто ответственность за выполнение лежит на руководителе, а выполнять ее чаще всего должны другие.

 

Note  Руководители, которые стараются все сделать самостоятельно, живут не долго.

 

Применительно к системе управления организацией RM+ декомпозиция – это разбиение большой задачи на более мелкие с целью перераспределения работы. Возможность декомпозиции целей и задач реализована в плагине Goals. О том, как ей пользоваться читайте в статье «Стратегическое планирование через управление по целям в системе RM+ (Redmine)».

Контроль

Контроль над выполнением поставленной цели в системе RM+ осуществляется с помощью плагинов Goals и KPI.

Чтобы контролировать выполнение поставленной цели может применяться диаграмма Ганта по целям и оперативный план. О том, как контролировать результат, читайте в статье «Осуществление функции контроля в системе управления организацией RM+», которая выйдет в скором времени. 

Важно помнить, что если в результате контроля выясняется, что что-то идет не так, то руководитель должен скорректировать или план, или постановку самой цели.

В дальнейших статьях вопросы постановки целей, оперативного планирования и контроля будут рассмотрены более предметно. Давайте планировать вместе!

Label_tags планирование, Redmine, Goals, Clear plan, PM+, цель