Плагин документооборота 2.0 в системе RM+ (Redmine)

Совсем скоро нас ждет выход нового плагина электронного документооборота 2.0 и нам хотелось бы сказать, что в нем будет полезного для нужд наших клиентов.

Стоит сказать, что первая версия документооборота вполне справлялась со своими основными функциями, но не отвечала главному критерию, который мы стараемся соблюсти во всех наших продуктах – максимально возможная гибкость, позволяющая адаптировать программный продукт под быстроменяющиеся нужды компании.

В старом документообороте для документа была выделена отдельная сущность, и это решение не позволяло нам использовать все те большие возможности по гибкости настройки, которые реализуют плагины Luxury buttons и Magic My Page.

Новый Документооборот 2.0 будет использовать сущность задачи. То есть технически документ будет являться обычной задачей Redmine (RM+) с типом «Документ». Такое простое архитектурное решение дает массу преимуществ:

  • Все гигантские возможности по фильтрации задач станут доступны для документов. Теперь вычленить нужные документы можно будет быстро и легко. У пользователей появится очень мощная система фильтров.

  • Вы сможете создавать документ на основе заявки плагина Service Desk и порождать заявку из документа.

  • Сможете добавлять документ в дерево целей. См. подробнее плагин Goals.

  • Сможете логически связывать документы между собой. Redmine (RM+) поддерживает сложную систему связей для задач.

  • Сможете ставить метки на документы.

  • Сможете формировать определенные выборки документов на моей странице для определенных ролей пользователей (плагин Magic My Page).

  • Все другие возможности, которые дает система управления организацией RM+ или стандартный Redmine для задач, теперь станут доступными и для документов.

Но самые мощные возможности обеспечивает совместное использование плагина документооборота 2.0 и плагина Luxury buttons. Техническое уравнивание документа и задачи Redmine позволило использовать абсолютно все возможности по настройке жизненных циклов задач для документов.

Теперь вы сможете настраивать практически любой жизненный цикл документа, основываясь на его параметрах, ролях текущего пользователя, иерархии компании и т.д (см. описание плагина Luxury buttons). Это то преимущество, которое переводит модуль документооборота на абсолютно новый уровень!

Плагин электронного документооборота проходит промышленную эксплуатацию на наших рабочих серверах. Он уже работает внутри нашей компании и, после некоторых доработок, станет доступным внешним клиентам.

Давайте посмотрим, как плагин электронного документооборота помогает нам автоматизировать приказы на доплаты за наставничество.

В старой версии документооборота процесс работал так:

Сотрудник отдела персонала создавал документ, самостоятельно утверждал его  и распространял на бухгалтера. Бухгалтер на основе приказа добавлял надбавку в расчетную матрицу сотрудника. При этом наличие человеческого фактора могло приводить к ошибкам: добавление не той суммы, не тому сотруднику и т.д. Выполнение всех этих действий требует усилий и времени.

Что позволяет нам документооборот 2.0?

Во-первых, теперь с помощью плагина «Custom menu» можно вытащить специальную ссылку для сотрудника отдела персонала «Приказ на надбавку». При переходе по данной ссылке сотрудник отдела персонала должен будет заполнить текст приказа, а так же сможет внести всю необходимую дополнительную информацию.  

Redmine custom menu plugin. Использование для документооборота.

Благодаря тому, что теперь приказ и задача это практически одно и то же, мы можем добавить для каждого вида приказа специальные настраиваемые поля:

  • Сотрудник, на которого распространяется приказ.

  • Сумма надбавки.

  • Вид надбавки.

  • В какие числа нужно применить приказ.

Создание нового документа

Теперь сотрудник отдела персонала уже на момент составления приказа указывает всю основную информацию. Бухгалтеру по расчету заработной платы остается просто ее проконтролировать и применить. Нет эффекта двойного ввода параметров.

Дальше все определяется жизненным циклом, который вы настроите для приказов подобного вида в плагине Luxury buttons. У себя мы настроили достаточно простой жизненный цикл, который состоит из трех стадий:

  • «Новый». Документ создан сотрудником отдела персонала.
  • «Назначен». Документ назначен бухгалеру на исполнение.
  • «Выполнен».

Жизненный цикл документа в Luxury Buttons

После создания приказа, сотрудник отдела персонала может скорректировать приказ и отправить его бухгалтеру по расчету ЗП.

Отправка документа бухгалтеру по расчету

Бухгалтеру на главной странице (с помощью плагина Magic My Page) отображается блок с документами поступившими на него:

Magic my page блок для плагина документооборота в Redmine

Бухгалтер по расчету ЗП выполняет дополнительный контроль и нажимает одну единственную кнопу «Произвести начисление».

Кнопка «Произвести начисления»

После нажатия кнопки начисление попадает в зарплатную матрицу сотрудника.

Начисление попало в зарплатную матрицу

Люди, более плотно знакомые с возможностями плагина Luxury buttons, наверняка уже осознали какое количество различных вариантов движения документа можно реализовать с помощью плагина документооборота 2.0.

Настройки самого плагина документооборота 2.0 (кстати, мы планируем назвать его Flexible docs) позволяют автоматизировать те вещи, с которыми плагин Luxury buttons не справится. Например, автоматическое заполнение сотрудников в необходимые настраиваемые поля на основе выбранного департамента и отдела, что позволит распространять документы на различные группы сотрудников и другое.

Настройки документооборота 2.0

Помимо всех уже перечисленных приемуществ, модуль документооборота 2.0 предоставляет большое менее значимых возможностей.

  • Возможность комментирования документа. Сотрудники смогут вести диалог на стадии утверждения документа.

  • Возможность разбить приказы на разовые и фундаментальные. Разовые приказы не будут составлять нормативную базу для сотрудника (например, приказ о премировании или приказ о работе в выходные дни). Фундаментальные приказы будут составлять нормативную базу.

  • Версионность документов.
  • Возможность вставлять ссылки на документы. При этом ссылка будет вести на актуальную версию документа (можно будет вставлять ссылки на конкретные версии).

  • Возможность просматривать дерево документов.

  • Контроль ознакомления с документом на уровне подчиненных и на уровне компании.

Документооборот 2.0 получил очень широкие возможности, которые позволят сделать рутинную работу эффективнее и комфортнее, при этом процесс настройки стал максимально гибким.

Label_tags Документооборот, Luxury Buttons, Magic My Page, Плагины, Redmine