Как распространять приказы на нескольких сотрудников, используя Redmine, Документооборот 2.0 и Luxury buttons

В своей прошлой статье, я рассказывал об основных преимуществах, которые может дать плагин электронного документооборота для системы управления задачами Redmine. 

После выхода 1-ой статьи возник вопрос: Если для документа не выделено отдельной сущности и все базируется на стандартных задачах Redmine, то как быть с обычными документами, которые необходимо распространять на должности? Например, с должностными инструкциями? Стандартная задача Redmine не может выборочно назначаться на нескольких сотрудников, но плагин Документооборота 2.0 (Flexible docs) безусловно, реализует данную функциональность. 

В настройках плагина Flexible Docs вы сможете найти несколько опций, которые необходимо настроить, чтобы распространение документа на несколько лиц стало возможным. Группа настроек «Согласование» и «Ознакомление» определяет стадии, которые обычно проходит документ, и которые часто требуют распространения документа на несколько сотрудников.

Базовые настройки для реализации функции ознакомления

Разберемся, как работают данные настройки на примере ознакомления с документом. Допустим нам необходимо распространить какую-то должностную инструкцию на отдел.

Сначала придётся создать настраиваемые поля типа «пользователь» с возможностью фиксации нескольких значений. Эти поля необходимы, чтобы фиксировать пользователей, которые должны будут ознакомиться с документом и пользователей, которые с документом уже ознакомились.

Настройка плагина Документооборот 2.0 для Redmine (RM+)

Кроме этого нам необходимо настраиваемое поле, в котором будет указываться должность, отдел или сочетание должности и отдела. В нем мы будем фиксировать на кого нужно распространить документ. Возможность использовать такой вид настраиваемого поля в Redmine реализует плагин Документооборота 2.0 (Flexible docs).

Настройка документооборота в Redmine (RM+), плагин Flexible Docs

 

Сразу после согласования документа система вычислит, какие конкретно пользователи соответствуют выбранной должности, и запишет их в настраиваемое поле «Должны ознакомиться».

Документ на ознакомлении в Redmine (RM+), плагин Flexible Docs

Наличие пользователей, которым необходимо ознакомиться с документом, в настраиваемом поле «Должны ознакомиться» дает ряд преимуществ:

Теперь стандартными средствами Redmine (через запросы задач) можно выбрать все документы, с которыми должен ознакомиться пользователь.

Запрос по документам в Redmine (RM+), плагин Flexible Docs

Можно вытащить документы, с которыми должен ознакомиться пользователь на мою страницу в блок с помощью плагина «Magic my page».

Документы для ознакомления на Моей странице Redmine (RM+), плагинs Magic My Page, Flexible Docs

При помощи плагина «Custom menu» можно реализовать ссылку со счетчиком в главном меню на документы, требующие ознакомления.

Документы в топ-меню Redmine (RM+), плагины Custom Menu, Flexible Docs

И самое главное. Наличие пользователей в настраиваемых полях позволит настроить кнопки ознакомления с документом.

Кнопки ознакомления с документом

Чтобы реализовать ознакомление с документом через кнопки плагина «Luxury buttons» достаточно настроить две кнопки.

Кнопка «Ознакомился» для ознакомления с документом любого пользователя из настраиваемого поля «Должны ознакомиться»

Данная кнопка должна показываться любому пользователю из настраиваемого поля «Должны ознакомиться» и документов, находящихся в статусе «На ознакомлении».

Настройка кнопки (условия отображения) ознакомления с документом в Redmine (RM+), плагинs Luxury Buttons, Flexible Docs

Кнопка должна переносить текущего пользователя из поля «Должны ознакомиться» в поле «Ознакомились»

Настройка кнопки (действия) ознакомления с документом в Redmine (RM+), плагинs Luxury Buttons, Flexible Docs

Одноименная кнопка «Ознакомился» для ознакомления с документом последнего пользователя и перевода документа в статус «Исполнен»

Если с первой кнопкой все достаточно понятно, то настройки второй бывает сложно понять. Действия кнопки для последнего пользователя, которому необходимо ознакомиться с документом отличаются от действия любого не последнего пользователя. Последний пользователь, ознакамливающийся с документом должен перевести документ в статус «Исполнен».

Чтобы настроить условия отображения такой кнопки необходимо использовать флаг «Сравнение для всех значений поля». В этом случае данная кнопка покажется только в том случае если значение в поле «Должны ознакомиться» будет точно равняться текущем пользователю, т.е. когда в поле один пользователь, который в текущий момент открыл документ.

Настройка кнопки (условия отображения для последнего ознакамливающегося) ознакомления с документом в Redmine (RM+), плагинs Luxury Buttons, Flexible Docs

Действия кнопки должны окончательно очищать поле «Должны ознакомиться», переводить текущего пользователя в поле «Ознакомились» и изменять статус документа на «Исполнен».

Настройка кнопки (действия для последнего ознакамливающегося) ознакомления с документом в Redmine (RM+), плагинs Luxury Buttons, Flexible Docs

На данном примере автор статьи постарался показать, какая гибкость заложена в модуль электронного документооборота 2.0. Естественно, что вы можете настраивать какие угодно жизненные циклы для документов, ограничений практически нет.

Например, вы можете настроить линейный цикл согласования, который будет сменяться групповым согласованием и последующим ознакомлением. Применимость плагина «Luxury buttons» дает предельно большую гибкость в построение жизненных циклов документов в Redmine.

Групповое согласование настраивается аналогично ознакомлению.

Плагин электронного документооборота 2.0 строит статистику по ознакомлению и согласованию в разрезе документа.

 Статистика по ознакомлению и согласованию документа в Redmine (RM+), плагин документооборота Flexible Docs

Если вы хотите приобрести данный плагин, то напишите нам на адрес support@rmplus.pro. Плагин еще не выведен на сайт, но продается. Цены предельно  низкие.

В следующем цикле, мы расскажем о том, как реализовано дерево категорий в плагине электронного документооборота 2.0.

Используйте наши решения, они дают максимальную гибкость при минимальной стоимости.

Label_tags Redmine, RM+, Документооборот, Flexible docs, Luxury Buttons, настройка